Contoh Surat Tugas Panduan Lengkap

Contoh Surat Tugas: Panduan Lengkap ini akan membahas secara detail mengenai struktur, jenis, unsur penting, dan cara menulis surat tugas yang baik dan benar. Mulai dari kerangka surat tugas hingga contoh penerapannya di berbagai instansi, semuanya akan dijelaskan dengan jelas dan ringkas. Dengan panduan ini, Anda akan mampu membuat surat tugas yang efektif dan profesional untuk berbagai keperluan.

Pembahasan akan mencakup berbagai aspek, termasuk perbedaan antara surat tugas formal dan informal, jenis-jenis surat tugas berdasarkan tujuannya (seperti kunjungan kerja, pelatihan, dan penelitian), serta unsur-unsur penting yang harus dipenuhi agar surat tugas berfungsi dengan baik. Selain itu, akan diberikan pula contoh-contoh surat tugas dari berbagai instansi, baik pemerintahan, swasta, maupun pendidikan, untuk memberikan gambaran yang komprehensif.

Struktur Surat Tugas

Surat tugas merupakan dokumen resmi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan untuk memberikan wewenang dan tanggung jawab dalam melaksanakan suatu tugas tertentu. Pemahaman yang baik tentang struktur surat tugas penting untuk memastikan kelancaran pelaksanaan tugas dan menghindari kesalahpahaman.

Struktur surat tugas yang baik dan lengkap akan memuat beberapa bagian penting yang saling berkaitan dan mendukung. Dengan demikian, surat tugas tersebut akan menjadi pedoman yang jelas bagi penerima tugas.

Kerangka Surat Tugas

Berikut ini contoh kerangka surat tugas yang lengkap:

1. Nomor dan Lampiran: Mencantumkan nomor surat dan lampiran yang menyertainya (jika ada). Contoh: Nomor: 001/ST/PT.XYZ/I/2024, Lampiran: 1 (Daftar Peserta).
2. Sifat Surat: Menunjukkan tingkat urgensi surat, misalnya: Segera, Rahasia, Biasa. Contoh: Segera.
3. Perihal: Menyatakan secara singkat dan jelas maksud dan tujuan surat tugas. Contoh: Penugasan Mengikuti Seminar Nasional.
4. Kepada: Menunjukkan kepada siapa surat tugas tersebut diberikan, lengkap dengan jabatan dan nama. Contoh: Kepada: Bapak/Ibu [Nama], [Jabatan].
5. Dasar: Menjelaskan dasar hukum atau peraturan yang menjadi landasan pemberian surat tugas. Contoh: Berdasarkan keputusan Direktur No. [Nomor Keputusan] tanggal [Tanggal Keputusan].
6. Menetapkan: Menyatakan penetapan tugas yang diberikan. Contoh: Menetapkan Saudara/i sebagai peserta Seminar Nasional.
7. Tugas: Menjelaskan secara rinci tugas yang harus dilaksanakan. Contoh: Mengikuti Seminar Nasional tentang [Topik Seminar] di [Tempat Seminar] pada tanggal [Tanggal Seminar].
8. Waktu dan Tempat: Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan tugas. Contoh: Tanggal [Tanggal], pukul [Pukul] di [Tempat].
9. Anggaran: Mencantumkan anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan tugas (jika ada). Contoh: Anggaran yang disediakan sebesar Rp. [Jumlah].
10. Petunjuk Pelaksanaan: Memberikan petunjuk khusus pelaksanaan tugas. Contoh: Laporkan hasil seminar secara tertulis selambat-lambatnya 3 hari setelah kegiatan.
11. Penutup: Kalimat penutup yang formal. Contoh: Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
12. Tanda Tangan dan Nama Terang Atasan: Tanda tangan dan nama terang lengkap atasan yang memberikan tugas beserta jabatannya.

Perbandingan Surat Tugas Formal dan Informal

Berikut tabel perbandingan antara surat tugas formal dan informal:

Perbedaan Penggunaan Bahasa Formal dan Informal dalam Surat Tugas

Penggunaan bahasa formal dalam surat tugas menekankan pada penggunaan kata baku, kalimat efektif, dan struktur kalimat yang lugas. Bahasa formal menghindari penggunaan singkatan, kata-kata gaul, dan ekspresi emosional. Sebaliknya, bahasa informal memungkinkan penggunaan kata-kata yang lebih santai dan akrab, namun tetap menjaga kesopanan dan kejelasan pesan. Penting untuk memilih jenis bahasa yang sesuai dengan konteks dan relasi antara pihak yang terlibat.

Jenis-jenis Surat Tugas

Surat tugas merupakan dokumen penting yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan kepada karyawannya untuk memberikan wewenang dan petunjuk pelaksanaan suatu tugas tertentu. Jenis surat tugas beragam, bergantung pada tujuan dan kegiatan yang akan dilakukan. Pemahaman akan jenis-jenis surat tugas ini penting untuk memastikan penyusunan surat yang tepat dan efektif.

Berikut ini akan dijelaskan beberapa jenis surat tugas berdasarkan tujuannya, disertai contoh-contohnya.

Surat Tugas Kunjungan Kerja

Surat tugas kunjungan kerja dikeluarkan untuk memberikan wewenang kepada karyawan untuk melakukan kunjungan kerja ke suatu tempat atau instansi tertentu. Kunjungan kerja ini bertujuan untuk menjalin kerjasama, memperoleh informasi, atau melakukan pengawasan. Surat ini harus memuat informasi detail mengenai tujuan kunjungan, lokasi, jadwal, dan pihak yang akan dikunjungi.

Contoh Surat Tugas Kunjungan Kerja:

SURAT TUGAS
Nomor: 001/ST/PT.XYZ/I/2024
Yang bertanda tangan di bawah ini, Direktur PT. XYZ, menugaskan kepada:
Nama : Budi Santoso
Jabatan : Kepala Divisi Pemasaran
Untuk melakukan kunjungan kerja ke PT. ABC di Jakarta, guna menjalin kerjasama pemasaran produk baru.
Kunjungan kerja ini akan dilaksanakan pada tanggal 15-17 Januari 2024.
Segala biaya yang timbul selama perjalanan ditanggung oleh perusahaan.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 10 Januari 2024
Direktur,
(Tanda tangan dan nama Direktur)

Surat Tugas Pelatihan

Surat tugas pelatihan diberikan kepada karyawan yang akan mengikuti pelatihan atau seminar tertentu. Surat ini menjadi bukti resmi bahwa karyawan tersebut diizinkan untuk mengikuti kegiatan tersebut dan sekaligus sebagai dasar penggantian biaya pelatihan.

Contoh Surat Tugas Pelatihan:

SURAT TUGAS
Nomor: 002/ST/PT.XYZ/I/2024
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Bagian SDM PT. XYZ, menugaskan kepada:
Nama : Ani Lestari
Jabatan : Staff Administrasi
Untuk mengikuti pelatihan “Manajemen Administrasi Modern” yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan XYZ di Bandung, pada tanggal 20-22 Januari 2024.
Segala biaya yang timbul selama pelatihan ditanggung oleh perusahaan.
Setelah pelatihan, diharapkan Ani Lestari dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat untuk meningkatkan efisiensi kerja di bagian administrasi.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 15 Januari 2024
Kepala Bagian SDM,
(Tanda tangan dan nama Kepala Bagian SDM)

Surat Tugas Penelitian

Surat tugas penelitian diberikan kepada karyawan atau mahasiswa yang akan melakukan penelitian. Surat ini berfungsi sebagai izin resmi untuk melakukan penelitian dan menunjukkan afiliasi peneliti dengan instansi atau lembaga tertentu. Surat ini biasanya memuat judul penelitian, lokasi penelitian, dan jangka waktu penelitian.

Contoh Surat Tugas Penelitian:

SURAT TUGAS
Nomor: 003/ST/Universitas A/I/2024
Yang bertanda tangan di bawah ini, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas A, menugaskan kepada:
Nama : Dimas Pratama
NIM : 123456789
Untuk melakukan penelitian dengan judul “Pengaruh Inflasi terhadap Investasi di Indonesia”
Penelitian ini akan dilaksanakan di Jakarta dan sekitarnya selama periode bulan Januari hingga Maret 2024.
Segala biaya yang timbul selama penelitian akan dibebankan kepada anggaran penelitian Fakultas Ekonomi.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 1 Januari 2024
Dekan Fakultas Ekonomi Universitas A,
(Tanda tangan dan nama Dekan)

Unsur Penting dalam Surat Tugas

Surat tugas merupakan dokumen penting yang menjadi dasar pelaksanaan suatu pekerjaan atau tugas resmi. Kejelasan dan kelengkapan isi surat tugas sangat krusial untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan terlaksananya tugas dengan efektif dan efisien. Berikut ini akan dijabarkan lima unsur penting dalam sebuah surat tugas yang efektif, beserta konsekuensi jika salah satu unsur dihilangkan, serta contoh surat tugas yang baik dan kurang baik.

Lima Unsur Penting dalam Surat Tugas

Keberhasilan suatu penugasan sangat bergantung pada kejelasan dan kelengkapan surat tugas. Lima unsur penting tersebut meliputi:

1. Identitas Pemberi Tugas: Mencantumkan secara lengkap nama, jabatan, dan instansi pemberi tugas. Hal ini penting untuk memastikan otoritas dan tanggung jawab atas penugasan.
2. Identitas Penerima Tugas: Mencantumkan secara lengkap nama, jabatan, dan instansi penerima tugas. Kejelasan identitas penerima tugas memastikan bahwa orang yang tepat menerima dan bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas.
3. Tujuan dan Ruang Lingkup Tugas: Penjelasan yang rinci dan jelas tentang tujuan serta ruang lingkup tugas yang harus dikerjakan. Hal ini menghindari interpretasi yang berbeda dan memastikan keselarasan antara penugasan dan pelaksanaan.
4. Waktu Pelaksanaan Tugas: Menentukan batas waktu pelaksanaan tugas secara jelas, termasuk tanggal mulai dan tanggal berakhir. Batas waktu yang jelas akan mendorong efisiensi dan memastikan penyelesaian tugas tepat waktu.
5. Tanda Tangan dan Stempel (jika diperlukan): Tanda tangan pemberi tugas dan stempel instansi (jika diperlukan) menunjukkan legalitas dan keabsahan surat tugas.

Jika salah satu unsur dihilangkan, misalnya tujuan dan ruang lingkup tugas yang tidak jelas, maka dapat menimbulkan kebingungan dan ketidakjelasan dalam pelaksanaan tugas. Hal ini berpotensi menyebabkan penyimpangan dari tujuan utama, pemborosan waktu dan sumber daya, serta hasil yang tidak sesuai harapan.

Contoh Surat Tugas yang Baik dan Benar

Berikut contoh surat tugas yang baik dan benar:

 
SURAT TUGAS

Nomor : 001/ST/DIV-HRD/I/2024

Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Divisi Human Resource Development PT. Maju Jaya, menerangkan bahwa:

Nama : Budi Santoso
Jabatan : Staff HRD
Diberikan tugas untuk :
Melakukan survei kepuasan karyawan di cabang Jakarta.
Waktu Pelaksanaan : 15 Januari 2024 - 20 Januari 2024
Laporan : 22 Januari 2024

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.


Jakarta, 14 Januari 2024

Kepala Divisi Human Resource Development

(Tanda tangan dan stempel)
Anita Permata

 

Contoh Surat Tugas yang Kurang Baik

Berikut contoh surat tugas yang kurang baik:

 
SURAT TUGAS

Budi, tolong survei karyawan cabang Jakarta ya.  Cepet!

(Tanda tangan)

 

Surat tugas di atas kurang baik karena terlalu singkat, tidak resmi, dan kurang detail. Tidak tercantum identitas pemberi tugas secara lengkap, tujuan survei tidak dijelaskan, dan tidak ada batas waktu yang jelas.

Perbaikan Surat Tugas yang Kurang Baik

Surat tugas yang kurang baik di atas dapat diperbaiki menjadi:

 
SURAT TUGAS

Nomor : 002/ST/SPV-OP/I/2024

Yang bertanda tangan di bawah ini, Supervisor Operasional PT. Maju Jaya, menerangkan bahwa:

Nama : Budi Santoso
Jabatan : Staff Operasional
Diberikan tugas untuk :
Melakukan survei kepuasan karyawan di cabang Jakarta untuk mengetahui tingkat kepuasan karyawan dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan.
Waktu Pelaksanaan : 15 Januari 2024 - 20 Januari 2024
Laporan : 22 Januari 2024, berisi temuan dan rekomendasi perbaikan.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.


Jakarta, 14 Januari 2024

Supervisor Operasional

(Tanda tangan dan stempel)
Anton Wijaya

 

Perbaikan mencakup penambahan identitas pemberi tugas lengkap, penjelasan tujuan survei yang lebih rinci, dan penambahan detail mengenai laporan yang harus dibuat.

Cara Menulis Surat Tugas yang Baik: Contoh Surat Tugas

Surat tugas merupakan dokumen penting yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan tugas resmi. Penulisan surat tugas yang baik dan efektif akan memudahkan proses administrasi dan memberikan kejelasan bagi penerima tugas. Berikut langkah-langkah untuk menulis surat tugas yang profesional dan efisien.

Langkah-langkah Penulisan Surat Tugas yang Efektif dan Efisien

Menulis surat tugas yang baik memerlukan perencanaan dan ketelitian. Prosesnya dapat dibagi menjadi beberapa langkah kunci untuk memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan ringkas.

1. Identifikasi Tujuan dan Ruang Lingkup Tugas: Tentukan secara spesifik tujuan dari penugasan dan batasan-batasannya. Apa yang diharapkan dicapai dan apa yang termasuk dalam lingkup tugas tersebut.
2. Tentukan Detail Tugas: Sebutkan secara rinci tugas yang harus dilakukan, termasuk tenggat waktu penyelesaian, lokasi, dan pihak-pihak yang terlibat.
3. Tentukan Pihak yang Ditugaskan: Sebutkan nama lengkap dan jabatan penerima tugas dengan jelas.
4. Susun Surat dengan Sistematis: Gunakan format resmi dengan bagian pembuka, isi, dan penutup yang terstruktur. Perhatikan penggunaan bahasa yang formal dan lugas.
5. Tambahkan Informasi Pendukung: Jika diperlukan, sertakan lampiran berupa dokumen pendukung, seperti anggaran biaya atau jadwal kegiatan.
6. Review dan Koreksi: Sebelum surat ditandatangani, periksa kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan, ejaan, atau tata bahasa.

Contoh Kalimat Pembuka dan Penutup Surat Tugas

Kalimat pembuka dan penutup yang tepat akan memberikan kesan profesional dan formal pada surat tugas. Berikut beberapa contohnya:

Pembuka:

• “Dengan hormat, berdasarkan kebutuhan…,”
• “Sehubungan dengan…,”
• “Menindaklanjuti…,”

Penutup:

• “Demikian surat tugas ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.”
• “Atas perhatian dan kerjasamanya, diucapkan terima kasih.”
• “Semoga tugas ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.”

Tata Bahasa dan Ejaan yang Benar dalam Surat Tugas

Penggunaan tata bahasa dan ejaan yang benar sangat penting untuk menjaga kredibilitas dan profesionalisme surat tugas. Pastikan setiap kalimat tersusun dengan baik dan runtut, serta bebas dari kesalahan ejaan dan tanda baca.

• Gunakan bahasa Indonesia baku dan hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul.
• Perhatikan penggunaan huruf kapital, tanda baca, dan ejaan yang tepat.
• Lakukan pengecekan ulang sebelum surat ditandatangani untuk memastikan keakuratannya.

Contoh Penggunaan Tanda Baca yang Benar dalam Surat Tugas

Penggunaan tanda baca yang tepat akan membuat surat tugas mudah dipahami dan terbaca. Berikut contoh penggunaan tanda baca yang benar dalam konteks surat tugas:

• Titik (.) digunakan di akhir kalimat deklaratif.
• Koma (,) digunakan untuk memisahkan unsur-unsur dalam daftar, klausa, dan frasa.
• Titik koma (;) digunakan untuk memisahkan dua kalimat yang berhubungan erat.
• Tanda seru (!) digunakan untuk menyatakan rasa heran atau kegembiraan (jarang digunakan dalam surat tugas formal).
• Tanda tanya (?) digunakan di akhir kalimat pertanyaan (jarang digunakan dalam surat tugas formal).

Tips Menulis Surat Tugas yang Profesional

Surat tugas yang baik adalah surat yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Perhatikan detail tugas, batasan waktu, dan tanggung jawab yang diberikan. Pastikan surat tersebut ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Ketelitian dan keseriusan dalam penyusunan surat tugas akan mencerminkan profesionalisme lembaga atau instansi.

Contoh Surat Tugas Berbagai Instansi

Surat tugas merupakan dokumen resmi yang diberikan oleh suatu instansi kepada individu atau tim untuk menjalankan tugas tertentu. Format dan isi surat tugas dapat bervariasi tergantung pada instansi yang mengeluarkannya, baik itu pemerintahan, swasta, maupun pendidikan. Berikut beberapa contoh surat tugas dari berbagai instansi dan perbandingannya.

Contoh Surat Tugas dari Instansi Pemerintahan

Surat tugas dari instansi pemerintahan umumnya bersifat formal dan mengikuti aturan tata naskah dinas. Biasanya memuat kop surat resmi instansi, nomor surat, tanggal, perihal, nama dan jabatan penerima tugas, tujuan tugas, serta jangka waktu pelaksanaan. Surat juga sering mencantumkan anggaran yang dialokasikan (jika ada) dan lampiran dokumen pendukung.

Contoh:

(Kop Surat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan)

Nomor: 123/MEN/2023

Tanggal: 10 Oktober 2023

Perihal: Surat Tugas Penugasan Monitoring

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Budi Santoso

Tenaga Ahli Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan kebutuhan pelaksanaan program peningkatan mutu pendidikan, Bapak/Ibu Budi Santoso ditugaskan untuk melakukan monitoring dan evaluasi di sekolah-sekolah di wilayah Jawa Tengah. Penugasan ini berlangsung selama 5 hari, mulai tanggal 15 Oktober 2023 sampai dengan 19 Oktober 2023. Biaya perjalanan dan akomodasi akan dibebankan pada anggaran kegiatan tersebut.

Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

(Tanda tangan dan nama pejabat berwenang)

Contoh Surat Tugas dari Perusahaan Swasta

Surat tugas dari perusahaan swasta cenderung lebih ringkas dan fokus pada tujuan tugas. Meskipun formal, namun gaya bahasa bisa lebih fleksibel dibandingkan surat tugas dari instansi pemerintahan. Informasi penting seperti nama karyawan, jabatan, tujuan tugas, lokasi, durasi, dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaporan tetap dicantumkan.

Contoh:

(Kop Surat PT. Maju Jaya)

Nomor: 001/SJ/PTMJ/X/2023

Tanggal: 10 Oktober 2023

Perihal: Surat Tugas Kunjungan Klien

Kepada: Bapak Andi Wijaya, Sales Manager

Dengan ini, Bapak Andi Wijaya ditugaskan untuk melakukan kunjungan klien ke PT. Sejahtera Abadi di Jakarta pada tanggal 12 Oktober 2023. Laporan hasil kunjungan diharapkan disampaikan paling lambat tanggal 13 Oktober 2023 kepada Bapak Budiman, Direktur Utama.

(Tanda tangan dan nama pejabat berwenang)

Contoh Surat Tugas dari Lembaga Pendidikan

Surat tugas dari lembaga pendidikan biasanya terkait dengan kegiatan akademik, penelitian, atau kegiatan kemahasiswaan. Formatnya cenderung lebih sederhana, namun tetap resmi dan mencantumkan informasi penting seperti nama dosen/mahasiswa, tujuan tugas, jangka waktu, dan penanggung jawab.

Contoh:

(Kop Surat Universitas Harapan Bangsa)

Nomor: 2023/UNHB/10/10

Tanggal: 10 Oktober 2023

Perihal: Surat Tugas Seminar Nasional

Kepada: Saudara/i Ani Lestari, Mahasiswa Program Studi Manajemen

Dengan ini, Saudara/i Ani Lestari ditugaskan untuk mengikuti Seminar Nasional Manajemen di Yogyakarta pada tanggal 15 Oktober 2023. Biaya perjalanan ditanggung oleh panitia seminar.

(Tanda tangan dan nama pejabat berwenang)

Perbedaan Format dan Isi Surat Tugas dari Berbagai Instansi, Contoh surat tugas

Secara umum, perbedaan utama terletak pada tingkat formalitas dan detail informasi yang dicantumkan. Instansi pemerintahan cenderung lebih formal dan detail, termasuk memuat nomor surat, kop surat resmi, dan detail anggaran. Perusahaan swasta lebih ringkas dan fokus pada tujuan tugas. Lembaga pendidikan cenderung lebih sederhana dan tergantung pada jenis tugas yang diberikan.

• Formalitas: Instansi pemerintahan > Perusahaan Swasta > Lembaga Pendidikan
• Detail Informasi: Instansi pemerintahan > Perusahaan Swasta > Lembaga Pendidikan
• Gaya Bahasa: Instansi pemerintahan (formal); Perusahaan Swasta (formal, tetapi lebih fleksibel); Lembaga Pendidikan (sederhana dan lugas)

Perbedaan Penyebutan Jabatan dan Posisi dalam Surat Tugas

Penyebutan jabatan dan posisi juga bervariasi. Instansi pemerintahan cenderung menggunakan sebutan jabatan formal dan lengkap, sedangkan perusahaan swasta mungkin menggunakan sebutan jabatan yang lebih ringkas atau bahkan hanya nama karyawan. Lembaga pendidikan dapat menggunakan sebutan mahasiswa, dosen, atau jabatan fungsional lainnya.

• Instansi Pemerintahan: Menggunakan sebutan jabatan lengkap dan formal (misalnya, Kepala Bidang, Sekretaris, Tenaga Ahli).
• Perusahaan Swasta: Mungkin menggunakan sebutan jabatan yang lebih ringkas (misalnya, Sales Manager, Direktur) atau bahkan hanya nama karyawan.
• Lembaga Pendidikan: Menggunakan sebutan mahasiswa, dosen, asisten dosen, atau sebutan jabatan fungsional lainnya.

Ringkasan Penutup

Memahami dan mampu membuat surat tugas yang baik dan efektif merupakan keterampilan penting, terutama dalam lingkungan kerja formal. Dengan memahami struktur, jenis, dan unsur-unsur penting yang telah dijelaskan, Anda dapat menghasilkan surat tugas yang jelas, ringkas, dan sesuai dengan tujuannya. Semoga panduan ini bermanfaat dan dapat membantu Anda dalam menyusun surat tugas yang profesional.